Porque sua empresa não deve usar backup em fita


Backup em fita

A fita foi o primeiro meio removível para se fazer armazenamento de dados e, infelizmente, o backup em fita ainda é um método muito utilizado por empresas que fazem cópias de segurança das informações. Dizemos “infelizmente”, pois a média de falhas é alta por tratar-se de tecnologia que ficou muito obsoleta, além de ter um péssimo custo/benefício se comparada a outras soluções de backup que existem hoje em dia.

O único benefício do backup em fita, interessante no passado – quando o custo de armazenamento de dados era alto, pois demandava aquisição de novos hardwares – é a capacidade de armazenamento relativamente alta se comparada ao seu preço. Contudo, as desvantagens pesam muito do outro lado da balança:

  • Não possui inteligência para evitar a cópia de dados idênticos mais de uma vez. Quando é possível realizar backup diferencial e/ou incremental, a restauração é extremamente complexa;
  • Pode levar horas para fazer a gravação e recuperação dos dados e não há um jeito fácil de manter múltiplas versões de um mesmo arquivo – versionamento;
  • Para recuperar um arquivo ou pasta, é preciso primeiro encontrar a fita que contém o backup do dia desejado, descompactar o conteúdo, navegar e localizar o arquivo e restaurar para a localização – o procedimento pode levar, de horas a dias;
  • O manuseio físico das mídias requer tempo e intervenção manual, inviabilizando a restauração dos arquivos quando ocorrem deleções acidentais;
  • O armazenamento é extremamente delicado, não apenas por roubo, mas pelo fato de o material ser sensível e inflamável.

Para atender o mesmo propósito de cópia, armazenamento e recuperação de arquivos e dados corporativos, existe uma solução muito mais moderna, que é o backup na nuvem. Essa solução, além de resolver os problemas do backup em fita que listamos acima, apresenta três grandes pilares:

Automação

É possível obter automação com o backup em fita, porém os custos são elevadíssimos pelo fato de a operações serem realizada por robôs físicos e, ainda assim, não é 100% automatizada. Além da movimentação interna das fitas, existe também a necessidade de transporte e armazenamento físico, que na grande maioria dos casos demanda várias interferências humanas, o que coloca em risco a integridade dos dados, custa caro e aloca a mão de obra em atividades pouco estratégicas para a empresa.

Quando o backup é feito na nuvem, a logística da informação é feita de maneira automatizada e digital, reduzindo os riscos de esquecimento ou violação da informação – além de possibilitar fácil localização da informação e acesso de qualquer lugar. Para empresas que possuem unidades e filiais em diferentes lugares, é uma excelente solução para estabelecer padronização nas rotinas de backup e centralização da informação. A logística é também facilitada e automatizada, o que reduz riscos e tempo de equipe.

Redução de custos

O preço das fitas varia bastante de acordo com sua capacidade de armazenamento. Para realizar o backup de informações de uma empresa de pequeno à médio porte, são consumidas várias fitas por semana. Além do custo das fitas e do sistema de “automação” do backup, existe ainda o manuseio e o transporte dessas fitas, que além de implicarem no custo, aumentam os riscos. Por fim, a empresa pode optar por armazenar as fitas de backup internamente, o que ocupa espaço na empresa e aumenta muito os riscos – dada a sensibilidade que o material da fita apresenta e ainda ser inflamável – ou pode contratar uma empresa que ofereça cofre especializado para esse fim, o que eleva os custos lá em cima.

A solução de backup na nuvem elimina o custo das fitas, de logística e armazenamento físico de todo o material, além de reduzir drasticamente o tempo despendido por pessoas. A escalabilidade da nuvem possibilita contratar uma solução on-demand, com assinatura mensal, onde os recursos podem ser aumentados conforme a demanda dos negócios. Além disso, o backup pode ser gerido por uma empresa especializada que, além de fornecer a ferramenta e o espaço em data center, agrega serviços de monitoramento, gerenciamento e suporte. Tudo isto, sem contar com a disponibilidade das informações, que mediante a falhas, são automaticamente restabelecidas em outro servidor de maneira automática, reduzindo o tempo de inatividade das operações, que são responsáveis por altas cifras para as empresas.

Segurança e confiabilidade

O fator mais importante a se considerar na escolha de um método de backup é a confiabilidade. Quanto custará armazenar em um local realmente seguro, e qual o custo caso a empresa triplique seu tamanho nos próximos anos? Os dados estarão imediatamente caso precisem ser restaurados? Quando o método é o backup em fita, você verá que o risco de todas as questões é muito alto!

A automação da rotina de backup reduz os riscos de falhas por eliminar inversões humanas, garante o armazenamento seguro das informações em ambiente de data center e ainda faz todo o tráfego da informação de forma criptografada – ou seja, cada etapa do processo possui uma blindagem contra ameaças internas e externas. Somente com o backup na nuvem sua empresa está realmente protegida de vulnerabilidades e desastres.

Conclusão

Comparar backup em fita com o em nuvem é como comparar assistir filme em VHS com o Netflix. O backup em fita não é produtivo, econômico e confiável para as empresas atuais. Se a sua empresa busca uma solução de backup na nuvem que atente os três pilares que elencamos nesse artigo, precisa do Penso Cloud Backup. Além disso, a Penso tem todo o know-how que sua empresa precisa para realizar um projeto de migração da fita para a nuvem.

 

Backup na nuvem

Não é novidade que as empresas precisam de uma solução de backup que garantirá a continuidade dos negócios no caso de ocorrer algo com os equipamentos que estão em produção. A discussão hoje gira em torno da solução ideal, em meio a tantas existentes, para as empresas que desejam assegurar os seus dados.

Na Penso, nós acreditamos que o backup na nuvem é o estado da arte, o amadurecimento de uma solução totalmente necessária para uma empresa, que é o backup, fazendo uso do que há de mais atual em termos de tecnologia, que é a nuvem (cloud computing). Não somente a solução em si, mas tudo o que pode ser agregado em complementaridade e tornar algo, que já é bom, ainda melhor.

Relacionamos abaixo como o backup na nuvem pode ser vantajoso para as empresas que não possuem backup, ou mesmo superior a outras alternativas de backup comumente utilizadas no mercado:

Sem backup

Para empresas que não possuem backup, qualquer iniciativa já é melhor do que nada, correto? Para quem sobreviveu até hoje sem nenhuma alternativa de backup, ou ainda quem sofreu um trauma recente com perda de dados e não tinha um backup para recuperar, nós recomendamos o backup na nuvem pelo seguinte motivo: sua empresa já inicia com o que existe de melhor. Isso torna o processo menos oneroso, uma vez que a empresa não precisará ir para uma solução intermediária para depois migrar para a nuvem. O backup na nuvem tem ainda a vantagem de ser escalável e de custo proporcional ao consumo, então, não há desculpas para não contratar, mesmo no caso de uma empresa realmente pequena.

Backup interno

Existem empresas que fazem cópias dos dados em HDs externos, unidades de fita ou outros sistemas dentro da própria empresa. Este cenário oferece alguma garantia no caso de o equipamento em produção queimar. Contudo, o risco continua alto, uma vez uma rotina de backup pode ser esquecida, o escritório pode sofrer um roubo ou outro tipo de desastre, entre outros. O ideal é que o backup interno sirva como cache, o que possibilitará uma rápida recuperação para os dados que estão fora da empresa, neste caso, em um backup em nuvem.

Backup caseiro

Há também formas de backup onde a empresa utiliza servidores – estejam ele dentro ou fora da empresa – para fazer uma replicação manual dos dados. É importante entender que ter apenas redundância dos dados em outro local não é exatamente uma “solução de backup”. Uma solução de backup em nuvem prevê a automação das rotinas de backup e tem ainda capacidade para realizar backup de recursos que são, praticamente, impossíveis de se fazer manualmente, como banco de dados de ERPs, sistemas operacionais, máquinas virtuais etc.

Backup físico externo

Em comparação com o backup físico e externo, o backup nas nuvens ganha de 10 a 0! Esse formato de backup envolve fitas custosas, logística complexa e armazenamento físico, o que, além de onerar todo o processo, aumenta muito o risco de vulnerabilidade e falhas por conta da quantidade de intervenção humana no processo. O backup na nuvem cumpre o mesmo objetivo de armazenar a informação em local externo e seguro, porém com muito mais valor agregado em termos de segurança, automação e custo.

Sua empresa pode optar por uma opção híbrida de backup, onde os dados em nuvem são replicados em um servidor interno, bem como pode optar por replicar suas informações em diferentes nuvens, sendo todo o tráfego criptografado e monitorado por especialistas. E, o mais importante, sua empresa pode (e deve) confiar suas rotinas de backup nas mãos de uma equipe dedicada à monitorar, tomar ações preventivas e agir quando se fizer necessário, por exemplo, um restore.

Essa solução é provida pela Penso, empresa especialista em nuvem e com centenas de cases de backup de empresas gerenciados. Conheça aqui a solução de backup na nuvem.

 

Solução de backup

Estatísticas de mercado apontam que uma empresa tem altas probabilidades de deixar de existir em um período de dois anos, caso tenha um problema com seus sistemas computacionais e não tenha uma solução de backup e recuperação pró-ativa.

Aqui na Penso, conhecemos diversos casos de empresas de diferentes segmentos que sofreram perda de dados. Houveram casos em que a Penso foi chamada para fazer a recuperação dos dados perdidos e obteve êxito. Em outros, não era possível fazer qualquer tentativa de recuperação, pois o único disco que continha as informações fora roubado. Há inúmeros casos de empresas que fecham as portas após uma perda drástica de seus dados.

E falando em perda de dados, confira abaixo os líderes nas estatísticas*:

  • 44% dos dados são perdidos por defeitos em hardware ou sistemas;
  • 32% é causado por erro humano;
  • 14% por software corrompido;
  • 7% por vírus de computador;
  • 3% por desastres naturais.

Existem ainda mais estatísticas* que devem abrir os olhos das empresas:

  • 140.000 HDs quebram nos EUA toda semana;
  • 2.000 laptops são roubados ou perdidos todo dia;
  • 1 em cada 5 computadores sofre uma quebra fatal no HD durante sua vida útil;
  • 100% dos computadores são passíveis a falhas.

O hardware é um equipamento que sofre degradação ao longo do tempo e que está passível de falha mesmo quando novo. A grande probabilidade de um hardware crítico um dia falhar, e consequentemente perder os dados, não pode ser negligenciada, mesmo no caso de uma micro empresa. Igualmente grave é não proteger discos que são constantemente manipulados por pessoas, deixando-os vulneráveis para que uma pessoa, mal intencionada ou não, o formate ou cometa algum erro crítico.

Formas manuais e amadoras de fazer backup também não resolvem o problema. Métodos como o backup em fita estão caindo cada vez mais em desuso por conta de sua alta taxa de falhas, lentidão nas leituras e escritas, altos custos de operação e armazenamento e, principalmente, por essas fitas estarem sujeitas a roubo ou perda.
Ter uma solução de backup é um plano que deve estar além da TI e ser uma preocupação de nível global dentro das organizações, afinal não são apenas dados de tecnologia que são perdidos. Hoje, existem soluções de backup de vários portes, para atender diferentes necessidades e complexidades.

Na Penso, nós não indicamos soluções generalistas de backup, como as que são feitas para atender a todos, e que normalmente realizam apenas a sincronização de arquivos em outra localidade. Nós trabalhamos comsolução de backup, que envolve todo um entendimento e diagnóstico da rede para posterior implantação da ferramenta adequada, configurada para desempenhar a rotina mais pertinente às necessidades de negócios, e depois ainda monitoramos e mantemos a solução em pleno funcionamento. Isso garante, não apenas que os arquivos estão copiados em outro local, mas que sistemas operacionais, bancos de dados e informações críticas estão seguras e podem ser restabelecidas como elas eram minutos antes da perda de dados.
*Fonte das estatísticas: LaCie/2012

 

Cloud backup

Algumas questões são vitais na hora de escolher um provedor de soluções na nuvem. Quando o assunto écloud backup, as variáveis são muitas, pois existem vários tipos ferramentas no mercado para atender diferentes necessidades de clientes – desde um profissional autônomo, que precisa apenas sincronizar seus arquivos em ambiente de nuvem, até uma corporação que replica diferentes tipos dados para diferentes lugares do mundo de forma automatizada e em tempo real.

Como especialistas em cloud backup e disaster recovery, nós elencamos os principais pontos a serem analisados na hora de avaliar e escolher a melhor solução para as necessidades da sua empresa, bem como os pontos que separam uma simples ferramenta de sincronização de arquivos de uma verdadeira solução de cloud backup.

Tipos de arquivos: apenas arquivos estáticos ou também arquivos dinâmicos?

Qualquer solução de armazenamento em nuvem pode suportar documentos de texto, planilhas, imagens, músicas, entre outros arquivos estáticos. No entanto, a situação é diferente quando falamos de bancos de dados e arquivos PST (Outlook) que estão sempre em execução e sofrem alterações a cada segundo. A solução de cloud backup deve ser capaz de interpretar essas aplicações dinâmicas e realizar o backup sem interferir no desempenho da execução.

Tipos de rotina de backup: manual, automática ou em tempo real?

O backup manual pode atender os arquivos estáticos e funciona como uma cópia do disco rígido na nuvem – o usuário cria e altera um arquivo e manualmente sincroniza na ferramenta. Existem serviços de cloud backup que permitem o agendamento automático de pastas selecionadas pelo usuário, e a rotina é executada no período programado. Já o formato mais avançado oferece sincronização dos dados em tempo real, ou seja, os arquivos são replicados na nuvem tão logo são modificados.

Tipos de backup: incremental ou diferencial?

O backup diferencial faz a replicação total de cada arquivo alterado de acordo com a data da última sincronização, exemplo: Um arquivo de 100GB tem uma modificação de 50MB – os 100GB são sincronizados na nuvem. Para empresas que possuem muitos arquivos com muitos gigabytes, o backup diferencial deixa de atender, e a solução é o incremental. O backup incremental tem a capacidade de replicar partes individuais do arquivo, o que significa que ele fará o backup apenas da parte modificada, economizando banda, desempenho e espaço em disco.

Níveis de complexidade: apenas arquivos ou também aplicações?

Como falamos anteriormente, ferramentas simples de backup e sincronização de arquivos atendem bem arquivos estáticos, o que significa que, se o computador de um usuário sofre um problema, os documentos estão a salvo. Porém, ele terá que reinstalar o sistema operacional e as aplicações, sem contar o tempo de configuração. Para garantir menos perda de dados e economia de tempo no restabelecimento de uma máquina, a solução deve ser capaz de realizar backup completo dos sistemas operacionais, bancos de dados e outras aplicações.

Velocidade e espaço: oferece compressão de dados?

Uma solução de cloud backup deve ter como característica a compressão de dados. Essa característica empacota e reduz o tamanho do arquivo antes de trafegá-lo, trazendo economia no armazenamento e maior velocidade no download/upload dos dados.

Segurança e confiabilidade: oferece criptografia de dados?

É vital para a segurança da informação que as informações que trafegam dentro e fora da empresa estejam criptografadas. Existem fornecedores que oferecem a criptografia no backup, no entanto alguns funcionários tem acesso à chave, deixando em aberto uma brecha de vulnerabilidade de acesso à informação. O formato mais seguro é aquele que prevê a criptografia de dados antes mesmo de eles saírem do computador do usuário, assegurando completamente a privacidade dos dados.

Continuidade de negócios: oferece replicação dos dados em outros locais?

Sem dúvidas, os data centers são mais seguros e melhor arquitetado para fins de tecnologia do que prédios convencionais, mas nem por isso estão imunes de desastres naturais e catástrofes. Para garantir a continuidade dos dados empresarias de missão crítica, a solução de cloud backup deve ter redundância de dados em locais distintos do mundo.

Recuperação e disponibilidade: oferece plano de restore?

O plano de restore pode prever um rápido restabelecimento, no caso de uma falha, de servidores e de máquinas de usuários de missão crítica. Esse plano pode envolver, inclusive, a redundância e o transporte físico de equipamentos. Se o seu negócio não pode parar, independente do que aconteça, deve avaliar a capacidade do fornecedor de atender esse requisito.

Em resumo, é preciso tomar muito cuidado para não contratar ferramentas que oferecem apenas espaço em disco para armazenamento. A maioria das empresas precisa de soluções mais robustas e inteligentes para realizar rotinas que de fato garantem a segurança, confiabilidade e continuidade dos dados e informações.

A Penso oferece uma solução de cloud backup que atende os requisitos de nível empresarial e é escalável de acordo com o tamanho e a necessidade do seu negócio.

 

Backup para Contabilidade

Um escritório de contabilidade deve atender a uma série de normas para operar em conformidade com a legislação brasileira, e a maneira como a contabilidade trata, armazena e a assegura as informações dos clientes requer uma atenção especial.

Para ilustrar o nosso artigo, vamos citar as formas de armazenamento utilizadas até hoje e como funcionava/funciona o backup para contabilidade.

Como era há alguns anos?

Os escritórios armazenavam a papelada em arquivos de metal fechados com chave, dentro de salas igualmente fechadas à chave. Como obrigatoriedade, muitos documentos ficam armazenados por anos, até décadas, e isso fazia com que os escritórios tivessem custos cada vez maiores com estrutura física para armazenar tudo. A segurança era bem baixa e os arquivos estavam vulneráveis à um incêndio, enchente ou assalto.

Como foi a migração para o digital?

Com o aumento no uso de tecnologias, e também a demanda dos clientes, os escritórios de contabilidade passaram transferir suas rotinas para o digital. Alguns escritórios puderam arcar com uma digitalização completa de seu legado para manter cópias digitais de seus documentos, e assim pode realizar rotinas de backup. Nem todos os escritórios podiam arcar com um projeto de GED, então criaram um marco e passaram a digitalizar os documentos a partir de uma data em diante.

Como vem sendo feito?

A maioria dos escritórios de contabilidade utiliza sistema de gestão especializado para o tipo de negócio. Grande parte das informações trafegam e são armazenadas de forma digital – outras são impressas, assinadas e digitalizadas. De modo geral, todas os documentos possuem cópias digitais e são armazenados em computadores e servidores nos escritórios.

Quais as opções de backup existentes hoje?

Muitos escritórios fazem backup de forma manual, por conta própria. Ou seja, utilizam um HD externo ou até um servidor ocioso que é atualizado manualmente por uma pessoa responsável. Muito tem se falado sobre a hipótese de utilizar aplicativos de compartilhamento, como Google Drive e/ou Dropbox, porém é bem desaconselhável pelo nível de criticidade e complexidade que requer uma rotina de backup para contabilidade. Escritórios mais vanguardistas têm utilizado soluções mais profissionais que mencionaremos a seguir.

Qual a opção ideal?

O ideal, e já acessível hoje para qualquer escritório de contabilidade, é o backup na nuvem. A grosso modo, funciona da seguinte forma: o escritório armazena seus documentos e informações em um servidor (interno ou externo). A solução de backup é programada para executar uma rotina automática de cópia dos dados e arquivos e armazená-los de maneira segura em ambiente de datacenter. Por traz dessa solução, existe ainda toda uma inteligência de compactação, criptografia e automação que, além de garantir segurança e agilidade nos backups, gera relatórios para análise.

Dada a enorme quantidade de escritórios de contabilidade existentes hoje, os escritórios precisam tornar-se competitivos. Logo, um escritório que investe em tecnologia, e comunica essas iniciativas aos seus clientes e potenciais clientes, tende a melhorar suas taxas de conquista de novos clientes e fidelização de clientes existentes. A forma como o escritório realiza seus backups pode ser fator decisivo na escolha de uma empresa pela contabilidade que irá atendê-la.

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