Problemas na ausência de backup centralizado nas unidades e filiais da empresa


problemas-backupComo falamos no primeiro post desta série, é essencial que a empresa estabeleça um backup centralizado e estenda a mesma segurança da matriz para as filiais e unidades, pois a decentralização pode acarretar em alguns desafios para a TI que podem tornar-se sérios problemas ao longo do tempo.

Gerenciar dezenas, as vezes centenas, de rotinas de backup em diversas localidades demanda muito tempo e energia, fazendo com que as empresas desperdicem recursos (sejam humanos ou tecnológicos) ou acabem tendo um sistema de backup não confiável, colocando a segurança das informações em risco.

Implementar um sistema de backup de diversas localidades é diferente de soluções de backup de um datacenter ou CPD centralizado. Demonstraremos quais são as dificuldades e quais soluções podem ser adotadas para garantir a integridade dos dados neste tipo de ambiente.

Dificuldades, desafios e problemas

– Descentralização dos dados
Os dados estão descentralizados e PONTO. Seja por um planejamento estratégico ou pela natureza da operação (uma rede de supermercados, por exemplo) a TI deve adaptar-se e conseguir garantir a segurança dos dados em diversas localidades.
Mesmo em casos em que os sistemas são centralizados, quase sempre existem dados armazenados localmente nas filiais.
Lembre-se: O dado de uma filial é tão importante como os dados da matriz.

– Soluções diferentes em cada localidade
É comum encontramos soluções diferentes pra cada uma das localidades, fazendo com que a TI tenha que gerenciar diversas tecnologias. Isso dificulta o treinamento da equipe e principalmente compromete o sistema de gerência e monitoramento dos backups.

– Descentralização dos relatórios e gestão
A TI não tem condição de gerenciar diversos sistemas, ambientes e rotinas de backup. Mesmo designando uma pessoa ou equipe para essa tarefa, a complexidade de gerenciar diversos sistemas diminui consideravelmente o índice de sucesso das rotinas de backup e consequentemente da recuperação dos dados.

– Quem cuida do backup localmente?
As unidades, ou filiais, normalmente não possuem uma pessoa de TI, fazendo com que a troca de fitas, ou a manutenção do backup, seja de responsabilidade de um colaborador comum, que por não entender a importância do sistema de backup, negligencia as trocas de fitas, colocando os dados da empresa em risco.

– Alto custo de implementação
Cada unidade tem que possuir um sistema de backup próprio, com drives de fita, software e diversas fitas. Se multiplicarmos pelo numero de filiais, chegamos a um altíssimo custo de implementação.

– Risco das fitas de backup
Normalmente as unidades também não possuem um lugar seguro para o armazenamento das fitas, deixando os dados em risco em casos de desastre como incêndio, roubo ou alagamento.

Qual é a diferença entre Help Desk e Service Desk?


 

 

 

 

 

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Uma dúvida muito frequente nas empresas, muitas vezes não respondida até mesmo por especialistas gabaritados, é a diferença entre help desk e service desk.

Existem diferentes definições, algumas contraditórias, e há quem diga que help desk e service desk são a mesma coisa, mas estão enganados. Nós explicaremos o porque.

O help desk é um serviço que pode ser prestado tanto por uma empresa especialista quanto equipe própria da empresa. Ele consiste em resolver problemas de TI que ocorrem na rotina dos usuários que utilizam TI para desempenhar seus trabalhos. O analista de help desk atende as solicitações dos clientes por telefone, e-mail ou até mesmo através de acesso remoto ao ambiente do cliente.

Empresas que prestam serviço de help desk, como a Penso, possuem uma estrutura similar a de um call center para o serviço. O cliente pode abrir chamados através de um telefone gratuito, e esses chamados são receptados e atendidos pelos analistas de help desk. Existe também a possibilidade de abrir chamados online e receber um ticket para acompanhar. Esse atendimento de help desk resolve problemas menos complexos e é conhecido por “suporte de nível 1”.

Já casos mais complexos, que demandam especialidade dos analistas e mais tempo para chegar a solução, são considerados de nível 2 e demandam uma equipe de service desk para atendê-lo. O service desk, além de mais especializado para resolução de problemas complexos, é também consultivo e comprometido com o funcionamento técnico da operação.

O atendimento do service desk, além de telefônico e online, pode ser presencial e não necessariamente em casos emergenciais. Equipes avançadas de service desk realizam visitas preventivas no cliente, o que lhes possibilita antecipar-se de falhas através de um mapeamento de todo ambiente do cliente e seu funcionamento.

Exemplos de problemas comumente resolvidos por help desk: usuários com problemas em sistemas operacionais, aplicativos, impressoras, e-mail, dificuldade para abrir arquivos etc.

Exemplos de problemas comumente resolvidos por service desk: paradas repentinas em servidores, problemas em gerenciadores de e-mail, falhas de segurança, gerenciamento de permissões etc.

O help desk é então uma forma de atendimento mais simples e imediato aos usuários de TI das empresas, enquanto o service desk é uma retaguarda mais poderosa que pode até gerir de forma remota da TI de uma empresa. Ambos os serviços são de extrema importância para as empresas para resolver diferentes problemas em diferentes momentos.

Sua empresa está preparada para um projeto de nuvem?


 

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Segundo as previsões da Cisco, Gartner e de diversos outros pesquisadores e desenvolvedores de tecnologia, a nuvem (cloud computing) será o destino final de 70% dos todos os sistemas de TI nos próximos 4 anos.

Então, presume-se que todo CIO ou gestor de TI está se questionando sobre como utilizar a nuvem a favor de seu negócio e nessa hora surgem – ou deveriam surgir – uma série de dúvidas.

Nós da Penso queremos ajudar você com esse desafio e responder as dúvidas mais comuns que cercam a cabeça dos profissionais de TI das empresas. Confira abaixo:

– Que sistemas transferir para a nuvem?

ERPs, CRMs, sites de contingência (DR – Disaster Recover), bancos de dados, aplicativos e até mesmo desktops são sistemas complexos e não podem simplesmente ser jogados para a nuvem. Antes do projeto, deve ser realizada uma analise detalhada dos prós e contras de se transferir sistemas para a nuvem e qual será o impacto desta transferência para o negócio. Em resumo, qualquer sistema pode ser implementado na nuvem, porém devemos analisar se a nuvem é a melhor alternativa para determinado sistema.

– Quais são os objetivos ao colocar uma aplicação na nuvem?

Sua empresa pode obter uma série de ganhos ao colocar suas aplicações na nuvem: reduzir custos ou investimentos, implementar uma nova tecnologia antes inacessível, centralizar dados, implementar sistemas de contingência ou aumentar a disponibilidade. Durante o planejamento deve-se entender quais são as necessidades e quais serão os objetivos do projeto, para garantir que eles serão atingidos durante a implementação.

– Que modalidade de nuvem usar?

Muito tem se falado em Cloud pública, Cloud privada e Cloud híbrida, e não é tão simples escolher qual delas é a mais adequada, afinal, são soluções diferentes, que demandam investimentos diferentes e atendem necessidades diferentes.

– Como garantir a segurança da solução?

Ao transferir um sistema para a nuvem, devemos garantir, ao menos, o nível de segurança do encontrado no ambiente local. Para isso o projeto deve ter a segurança dos dados como um dos pilares do planejamento do novo ambiente. Sistemas de firewall, redundância, UTM, criptografia de dados, backups e autenticação de usuários são essenciais na execução do projeto.

– Quem vai implementar e gerir?

Seu time tem todas as competências técnicas e tempo disponível para desenhar, planejar, implementar e gerir todas estas novas tecnologias? Uma avaliação incorreta dos recursos de implementação pode atrapalhar a rotina normal do departamento ou até mesmo destruir o projeto.

Nossa experiência permite entender o ambiente interno e atual do cliente para desenhar e implementar a solução que atenda suas necessidades e não simplesmente oferecer alguns “cores de processamento” e “gigas de memória” para jogar a aplicação na nuvem e deixar a bomba na mão do cliente.

Vamos muito além e atuamos como um parceiro do cliente, ajudando no desenho, implementação e gestão da solução, para atender o projeto de ponta a ponta.

Vantagens da terceirização de TI para as empresas


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A TI é um departamento vital dentro da empresa por desempenhar diversos papéis de extrema importância, que envolvem desde o apoio para manter a operação segura e continua, até responsabilidades mais estratégicas como avaliar, implantar e manter o sistema que atende plenamente o negócio.

Apesar da sua importância, ainda existem empresas que encaram a TI como um custo, muitas vezes por acreditar que se trata de uma área responsável apenas por realizar a compra e manutenção de equipamentos, e não enxergar o potencial da TI no crescimento do negócio. Constantemente, abordamos assuntos em nosso blog que ajudam a tornar a TI mais estratégica dentro das corporações, e ainda como obter retorno dos investimentos feitos em tecnologia.

A TI bem gerida pode elevar a empresa em um novo patamar – automatizar processos, aumentar o desempenho de equipes, reduzir custos e garantir a continuidade da operação. Mas, ter um departamento de TI completo, da forma como ele deve ser, nem sempre é viável empresas de determinados portes, ou até mesmo não faz parte da estratégia da empresa manter uma equipe própria. Nestes casos, existe uma solução: a terceirização de TI.

Vamos compartilhar 5 vantagens da terceirização de TI para empresas, independentemente de seus portes e segmentos.

1- Redução de custos

Ter uma equipe de TI é essencial, mas o custo de uma equipe própria nem sempre é viável. A verdade é que apenas um assistente não dá conta do recado e, para ter uma equipe com gerentes e especialistas, é necessário investir em bons salários. Além dos custos com folha de pagamento, encargos trabalhistas e afins, ainda é preciso ter conhecimento para efetuar as contratações e manter esses funcionários na equipe.
A terceirização de TI apresenta um custo muito mais acessível, uma vez que a contratação, pagamentos e encargos ficam sob responsabilidade da empresa contratada. O cliente preocupa-se apenas com a execução do serviço, e o trabalho funciona como se a equipe fosse própria.

2- Controle dos serviços

Uma empresa especialista em terceirização de TI, como a Penso, apresenta relatórios frequentes dos serviços executados, dos desempenhos e do estado dos equipamentos (redes, hardware, software, telefonia), o que permite que os gestores e responsáveis da empresa do cliente tenham um controle que nem sempre é apresentado por funcionários próprios. O comprometimento dos profissionais é o mesmo, com participações em reuniões, sugestões de melhorias. De fato, o profissional veste a camisa!

3- Retorno do investimento

Além de reduzir custos e preocupações com contratações, a terceirização de TI apresenta retorno do investimento realizado no longo prazo. Um dos papéis desempenhados por uma equipe de TI terceirizada é avaliar constantemente o desempenho e o consumo dos equipamentos para sugerir melhorias e aquisições que ajudam a empresa a obter economia de consumo e aumento de produtividade que resultam em crescimento e rentabilidade para o negócio.

4- Know-how de especialistas

Uma empresa possui diferentes tecnologias e sistemas, de diferentes marcas e fabricantes, que necessitam diferentes conhecimentos. Ter um especialista para cada segmento da TI é inviável para uma empresa, mas é possível obter uma retaguarda de especialistas em múltiplas plataformas através da terceirização de TI. Além do know-how em diferentes tecnologias, uma empresa como a Penso tem o compromisso de capacitar e reciclar os conhecimentos da equipe constantemente, o que aumentaria bruscamente os custos para uma empresa caso a equipe fosse própria.

5- Garantia de qualidade

A terceirização de TI engloba o gerenciamento de diversos serviços vitais para o negócio, como e-mails, sistemas operacionais, backups, contingência, segurança de dados, entre outros. Ao garantir o funcionamento e continuidade desses serviços, a empresa que terceiriza a TI garante um SLA para reestabelecimento da operação, em caso de falhas, dentro de um determinado prazo – compromisso esse nem sempre assegurado por uma equipe de TI própria.

Todas as vantagens acima possibilitam a empresa alcançar um bem maior, que é manter seus esforços e equipes direcionados para o negócio da empresa.

Principais diferenças entre cloud computing e servidor dedicado


Diferença Cloud Computing e Servidor Dedicado

Ainda existe uma visão um pouco turva para a maioria das pessoas quando o assunto é cloud computing e servidor dedicado, pois muitos acham que são a mesma coisa, ou seja, servidores contratados para hospedar aplicações fora da empresa. Por isso, recomendamos a leitura deste artigo para entender bem a definição entre os modelos disponíveis no mercado.

Antes de ir para o assunto principal do post, gostaríamos de esclarecer as definições dos critérios que utilizaremos para diferenciar cloud computing de servidor dedicado:

  • Escalabilidade: Facilidade de escalar (aumentar) recursos como memória, CPU, espaço em disco e afins.
  • Replicação e recuperação: Facilidade para restabelecer backups e snap shots.
  • Desempenho: Desempenho das aplicações de acordo com memória, CPU, espaço em disco etc.
  • Disponibilidade: Tempo de disponibilidade dos serviços para os usuários.

Diferenças entre cloud computing e servidor dedicado

Critério Cloud computing Servidor dedicado
Escalabilidade Escalabilidade em cloud computing: 3 estrelas

Escala vertical: Instâncias de cloud rodam em grandes grupos de recursos computacionais, e isso faz com que o aumento de recursos de computação, entre outros recursos de hardware, seja quase instantâneo e com uma simples reinicialização.

Escala horizontal: Refere-se à múltiplas instâncias dentro da mesma configuração de nuvem que atendem grandes grupos de usuários em várias localizações. Normalmente, é feito utilizando balanceamento e clusterização.

Escalabilidade em servidor dedicado: 1 estrela

Escala vertical: Servidores dedicados funcionam com especificações de hardware pré-definidas. Para escalar esses recursos, é necessário um tempo com o sistema fora de funcionamento. Até mesmo para reduzir recursos, esse tempo de indisponibilidade é necessário.

Escala horizontal: É similar ao cloud computing – também demanda balanceamento e clusterização – podendo oferecer mais complexidade para configurações e migração de dados.

Replicação e recuperação Replicação e recuperação em Cloud computing: 5 estrelas

Leva pouco tempo para recuperar a partir de um backup ou snapshot da mesma instância. Várias instâncias podem ser criadas para garantir alta disponibilidade, em curto prazo, sem afetar a instância principal.

Replicação e recuperação em servidor dedicado: 2 estrelas

O sistema operacional e outras aplicações precisam ser reinstaladas e restauradas. A replicação consome tempo durante a instalação e migração dos dados e aplicações.

Desempenho Desempenho em cloud computing: 4 estrelas

Utilizando os mesmos recursos e hardware, um servidor em nuvem pode apresentar latência no tráfego de dados (I/O). O alto uso de banco de dados pode apresentar queda no desempenho. O ideal, neste caso, é que a contratação de recursos acompanhe o crescimento no consumo para que o desempenho seja mantido.

Desempenho em servidor dedicado: 4 estrelas

O consumo intenso por bancos de dados e aplicações, que demanda muito do hardware, pode apresentar desempenho superior em servidores dedicados.

Disponibilidade Disponibilidade em cloud computing: 4 estrelas

A cloud computing é muito superior ao servidor dedicado em termos de disponibilidade e replicação. Como o grupo de recursos é grande, e as replicações de snap shots são rápidas, a nuvem é a melhor solução para aplicações que demandam alta disponibilidade.

Disponibilidade em servidor dedicado: 2 estrelas

Ter um único nó pode ser uma falha desastrosa em um servidor dedicado. Neste caso, é necessário agregar soluções mais caras, como balanceamento de carga e clusterização para obter maior disponibilidade.

Custo Custo de cloud computing: 3 estrelas

A cobrança dos serviços é flexível e flutua de acordo com o consumo e aumento/redução de recursos. Como a replicação também apresenta menor custo, faz com que a solução seja a mais acessível e estável.

Custo de servidor dedicado: 2 estrelas

O custo do hardware é alto e uniforme, o que pode fazer com que a empresa pague mais por recursos ociosos.

Conclusão: são soluções para atender diferentes necessidades e diferentes momentos das empresas, podendo a cloud computing ser mais adequada, por exemplo, para hospedar uma aplicação mais crítica graças à sua alta disponibilidade. Independentemente da escolha da sua empresa, a Penso é uma empresa com competência e histórico de cases em ambas as soluções, podendo auxiliar a sua empresa a tomar a melhor decisão, bem como executar e manter o seu projeto.

 

Servidor Dedicado e Cloud Computing

O surgimento de novas tecnologias é positivo para o mercado, de uma forma geral, porém as diferentes nomenclaturas que surgem todos os dias, principalmente as criadas pelos fornecedores para diferenciar seus serviços, causam grande confusão na cabeça dos clientes.

De uma maneira geral, existem três formas de contratação, em termos de servidores externos, sendo uma delas menos indicada para empresas – e por isso não aprofundaremos muito – e outras duas amplamente contratadas pelas empresas.

Servidor compartilhado

Trata-se de uma alternativa varejista de baixo custo para se contratar um hosting. Através de produtos que permitem pouca ou nenhuma customização, o cliente possui um painel onde pode hospedar seu site ou aplicação em um ambiente compartilhado, ou seja, que será também utilizado por outras pessoas/empresas. A garantia por desempenho, disponibilidade, segurança, customização etc é praticamente zero.

Servidor dedicado

É uma solução de hosting onde todas as máquinas do ambiente são do provedor de datacenter. Nesta modalidade, o servidor é totalmente dedicado ao cliente, sem que haja necessidade de disputa pelo consumo de recursos com outras empresas.

O servidor dedicado é muito mais recomendado que o compartilhado, quando se trata de ambiente para hospedar uma aplicação empresarial, e oferece os seguintes benefícios para a empresa:

  • Não precisa se preocupar com a atualização do parque tecnológico;
  • Pode delegar o funcionamento técnico e configuração dos servidores nas mãos do fornecedor;
  • Não precisa investir na compra de equipamentos, apenas expandir o contrato de serviço;
  • Reduz significativamente a ociosidade e a obsolescência dos recursos de TI.

Cloud computing

É muito mais abrangente do que o servidor dedicado, e ainda agrega a inteligência de soluções adicionais, o que expande os benefícios para além da TI da empresa:

Contratação “self service”
O cliente pode aumentar sua memória, processamento, armazenamento e tráfego sempre que precisar.

Alta disponibilidade
Redundância e inteligência para substituir automaticamente a queda de uma máquina por outra igualmente configurada, reduzindo significativamente o downtime.

Contingência
A arquitetura pode prever espelhamento de servidores em diferentes locais, com diferentes caminhos de backup, e ainda beneficiar o plano de recuperação de desastres da empresa.

Segurança
Cada “nuvem” pode ser construída de acordo com a necessidade de cada empresa, sendo agregadas soluções de segurança UTM, antivírus, antisspam, criptografia, além de regras e permissões que atendem especificamente cada empresa.

Nosso objetivo é orientar as empresas sobre a modalidade mais adequada, não apenas em termos de capacidade de recursos, mas também para os benefícios que agregam para o negócio como um todo. Na Penso, nós somos especialistas em cloud computing e temos um histórico de cases de empresas que migraram completamente sua infraestrutura de TI para a nuvem.

 

Backup de banco de dados

Para empresas que utilizam plataformas de banco de dados, tais como SQL Server, Oracle e MySQL para rodar aplicações como sistemas ERP, CRM, entre outros, existem alguns requisitos na hora de fazer o backup de banco de dados.

Primeiro, é preciso entender que apenas o dump – conhecido como alternativa para backup de banco de dados – não é suficiente. O dump do banco de dados possibilita um backup mais superficial, ou seja, copiando os dados e as tabelas para outro local, mas não atuando como uma solução de backup de banco de dados completa e profissional.

Para obter uma solução corporativa para backup de banco de dados que garantirá a segurança e o restore que sua empresa precisa no caso de um desastre ou imprevisto, é preciso pensar alguns aspectos que vão além apenas da cópia dos dados. Vamos elencar abaixo alguns deles:

Emissão de relatórios

Como saber se os backups estão de fato ocorrendo se sua empresa não tem como ser alertada sobre isso? Já vimos casos de empresas que estavam há semanas sem realizar um backup do banco e quando perceberam já era tarde demais. Inserir um processo manual de verificação diária do backup também não é a alternativa mais profissional, afinal serão horas mensais dedicadas a uma tarefa que não agrega nenhum valor ao negócio. A melhor alternativa neste caso é uma solução que emite relatórios diários aos responsáveis pelo backup.

Conexão direta ao banco de dados

Realizar backup apenas dos arquivos, pois o agente de backup utilizado não tem capacidade de interpretar os bancos de dados, pode ser um grande risco para a empresa. Uma solução de backup de banco de dados de nível corporativo conecta-se direto ao banco de dados, tendo capacidade de interpretação para agir onde o backup do banco de dados corrompeu.

Fácil de configurar

Se a sua empresa precisar de um especialista para configurar rotinas de backup cada vez que o banco de dados é alterado, ou é necessário criar novos bancos, o desperdício de tempo e dinheiro será tremendo. Neste caso, é preciso avaliar as soluções que oferecem maior automação e facilidade de configuração – não que qualquer pessoa vá configurar de qualquer maneira, mas a tarefa não pode despender horas e horas de trabalho cada vez que precisa ser executada.

Criptografia dos dados

Quando falamos de banco de dados a nível corporativo, estamos falando sobre informações chave da empresa que trafegam através do backup. Criptografia é uma excelente maneira de proporcionar a segurança necessária às informações, garantindo que elas não serão interpretadas, mesmo no caso de serem interceptadas. Uma solução para backup de banco de dados deve criptografar os dados que estão sendo armazenados, e o ambiente onde isso ocorre deve ser seguro. Certifique-se de que sua solução de backup oferece esses requisitos.

Plano de restore

Por fim, é imprescindível que seu plano de segurança e backup de banco de dados considere o plano de restore. Realize testes no seu ambiente e registre maneiras de agir no caso de um desastre ou imprevisto. A mesma facilidade de configurar e realizar as rotinas de backup deve existir na hora de reestabelecer banco de dados corrompidos, perdidos ou formatados. Para o plano de restore, a solução de backup atua como uma ferramenta, e não como o único agente, por isso é importante que a empresa tenha esse procedimento, seja através de equipe própria ou de um fornecedor especializado.

Todos os requisitos acima citados, entre vários outros, estão contidos na solução de cloud backup da Penso, que pode atuar como agende de backup de banco de dados, além de fazer backup de outras aplicações, como e-mails, arquivos, entre outros. A solução de backup da Penso armazena os dados em ambiente de alta disponibilidade, realiza rotinas seguras e automatiza grande parte dos processos, minimizando criticamente os riscos. A equipe Penso é capacitada para implantar a solução de backup na sua empresa e manter rotinas consultivas, considerando também o restore quando necessário.

 

Tendências em TI para 2013

Fizemos um levantamento das principais tendências em TI para 2013, com base em estudos e análises do mercado, e compartilhamos com os leitores do nosso blog as que julgamos as 5 tecnologias que predominarão em 2013 e continuarão crescendo pelos próximos anos.

Essa análise comprova o amadurecimento da TI no Brasil, não apenas nas grandes corporações, e reflete a ascensão das pequenas e médias empresas do país que investem em tecnologia como fator estratégico para apoiar seu crescimento. Além do investimento em sistemas de gestão, é notável a preocupação com a estrutura onde todas essas informações estarão hospedadas – estejam elas dentro de casa ou na nuvem.

Confira abaixo a lista da Penso de tendências em TI para 2013:

Sistemas e informações na nuvem

O cloud computing já é uma realidade para muitas empresas, mas ainda é parcialmente adotado pela maioria. É comum empresas que já que utilizam sistemas de e-mail e de armazenamento de arquivos na nuvem, mas que mantém sistemas e informações do negócio em servidores internos. Com o avanço do cloud computing no Brasil, principalmente com fornecedores maduros como a Penso, chega a vez dos sistemas de gestão (ERPs) e outras aplicações serem hospedados na nuvem. Com o cloud computing, as empresas obtém um aumento significativo em desempenho, pois as informações são armazenadas em datacenter muito mais poderosos do que os internos, além de ganhos em segurança e gerenciamento. Para as pequenas e médias empresas, o cloud computing é muito mais vantajoso para apoiar o crescimento do negócio, uma vez que é muito mais simples escalar um recurso tecnológico na nuvem do que dentro de cada.

Redução dos ativos de TI

Além do cloud computing, acima citado, a virtualização da infraestrutura de TI contribui para uma redução drástica de hardware dentro das empresas. Por consequência, outros recursos também são reduzidos, como espaço físico, energia elétrica e mão de obra para gerenciamento – o que contribui para uma redução significativa nos custos da empresa. Esses recursos, principalmente os profissionais antes utilizados para trabalhos demasiadamente operacionais, passam a ser utilizados para projetos mais estratégicos dentro das empresas, como implantação e gerenciamento dessas novas tecnologias.

TI Verde – Redução na emissão de poluentes

A redução de hardware dentro das empresas, principalmente de equipamentos antigos, contribui para a redução na emissão de poluentes, como o carbono, e também reflete em redução de custos para as empresas, uma vez que a emissão de carbono acarreta em custos para as empresas. A economia gerada com a redução de hardware tende a ser reinvestida em novas tecnologias, como servidores e desktops mais atuais, que já são preparados para consumir menos energia elétrica e poluir menos. Os fornecedores de soluções na nuvem, como a Penso, são preparados para cumprir rígidas normas de emissões de poluentes e consumo de energia, portando o cloud computing também contribui para uma “TI mais verde”.

Mobilidade corporativa

Pesquisas realizadas por institutos conceituados afirmam que o crescimento do uso de dispositivos móveis fará com que eles ultrapassem o número de computadores nas empresas. Já existe um grande número de dispositivos móveis, como tablets e smartphones, entre os colaboradores e as empresas tendem a olhar para isso com mais atenção. As empresas devem oferecer melhores condições de trabalho para que os colaboradores usem seus dispositivos a favor do trabalho, e não contra. Passamos a notar os fornecedores de sistemas desenvolverem versões para acesso móvel e as empresas prepararem seus gerenciadores de e-mail para que os colaboradores tenha acesso a suas caixas de seus dispositivos. Nossa recomendação é que é muito mais proveitoso preparar a empresa para os dispositivos móveis do que proibir o seu uso.

Segurança externa e móvel

Toda essa evolução tecnológica, que inclui ambientes virtualizados, informações na nuvem e dispositivos móveis, aumenta a necessidade das empresas por segurança da informação. Uma forte tendência para 2013 é a consideração desses novos ambientes na hora de estruturar planos de segurança e contingência do negócio, o que vai muito além de simples ferramentas de firewall e antivírus. Presenciaremos um aumento na demanda por soluções de backup que armazenam informações externamente, seja de ambientes internos, virtuais ou na nuvem. As novas tecnologias também contribuem para a continuidade de negócios – por exemplo, a virtualização de desktops que permite que uma máquina seja rapidamente reestabelecida em um novo hardware no caso de uma falha. É preciso considerar também o volume de novos dispositivos, principalmente os de uso pessoal dos colaboradores, que podem acessar redes e trazer ameaças externas, ou até mesmo extrair informações sigilosas do negócio.

Com certeza, sua empresa irá se deparar com essas tecnologias nos próximos meses, se é que já não se depara. Não deixe para tomar medidas após ter problemas, solicite uma visita de um especialista da Penso para lhe ajudar a avaliar quais dessas tecnologias são relevantes para o seu negócio.

Comece a planejar-se desde agora para ter uma TI mais estratégica e econômica em 2013.

 

Terceirização de TI

A TI é um departamento vital dentro da empresa por desempenhar diversos papéis de extrema importância, que envolvem desde o apoio para manter a operação segura e continua, até responsabilidades mais estratégicas como avaliar, implantar e manter o sistema que atende plenamente o negócio.

Apesar da sua importância, ainda existem empresas que encaram a TI como um custo, muitas vezes por acreditar que se trata de uma área responsável apenas por realizar a compra e manutenção de equipamentos, e não enxergar o potencial da TI no crescimento do negócio. Constantemente, abordamos assuntos em nosso blog que ajudam a tornar a TI mais estratégica dentro das corporações, e ainda como obter retorno dos investimentos feitos em tecnologia.

A TI bem gerida pode elevar a empresa em um novo patamar – automatizar processos, aumentar o desempenho de equipes, reduzir custos e garantir a continuidade da operação. Mas, ter um departamento de TI completo, da forma como ele deve ser, nem sempre é viável empresas de determinados portes, ou até mesmo não faz parte da estratégia da empresa manter uma equipe própria. Nestes casos, existe uma solução: a terceirização de TI.

Vamos compartilhar 5 vantagens da terceirização de TI para empresas, independentemente de seus portes e segmentos.

1- Redução de custos

Ter uma equipe de TI é essencial, mas o custo de uma equipe própria nem sempre é viável. A verdade é que apenas um assistente não dá conta do recado e, para ter uma equipe com gerentes e especialistas, é necessário investir em bons salários. Além dos custos com folha de pagamento, encargos trabalhistas e afins, ainda é preciso ter conhecimento para efetuar as contratações e manter esses funcionários na equipe.
A terceirização de TI apresenta um custo muito mais acessível, uma vez que a contratação, pagamentos e encargos ficam sob responsabilidade da empresa contratada. O cliente preocupa-se apenas com a execução do serviço, e o trabalho funciona como se a equipe fosse própria.

2- Controle dos serviços

Uma empresa especialista em terceirização de TI, como a Penso, apresenta relatórios frequentes dos serviços executados, dos desempenhos e do estado dos equipamentos (redes, hardware, software, telefonia), o que permite que os gestores e responsáveis da empresa do cliente tenham um controle que nem sempre é apresentado por funcionários próprios. O comprometimento dos profissionais é o mesmo, com participações em reuniões, sugestões de melhorias. De fato, o profissional veste a camisa!

3- Retorno do investimento

Além de reduzir custos e preocupações com contratações, a terceirização de TI apresenta retorno do investimento realizado no longo prazo. Um dos papéis desempenhados por uma equipe de TI terceirizada é avaliar constantemente o desempenho e o consumo dos equipamentos para sugerir melhorias e aquisições que ajudam a empresa a obter economia de consumo e aumento de produtividade que resultam em crescimento e rentabilidade para o negócio.

4- Know-how de especialistas

Uma empresa possui diferentes tecnologias e sistemas, de diferentes marcas e fabricantes, que necessitam diferentes conhecimentos. Ter um especialista para cada segmento da TI é inviável para uma empresa, mas é possível obter uma retaguarda de especialistas em múltiplas plataformas através da terceirização de TI. Além do know-how em diferentes tecnologias, uma empresa como a Penso tem o compromisso de capacitar e reciclar os conhecimentos da equipe constantemente, o que aumentaria bruscamente os custos para uma empresa caso a equipe fosse própria.

5- Garantia de qualidade

A terceirização de TI engloba o gerenciamento de diversos serviços vitais para o negócio, como e-mails, sistemas operacionais, backups, contingência, segurança de dados, entre outros. Ao garantir o funcionamento e continuidade desses serviços, a empresa que terceiriza a TI garante um SLA para reestabelecimento da operação, em caso de falhas, dentro de um determinado prazo – compromisso esse nem sempre assegurado por uma equipe de TI própria.

Todas as vantagens acima possibilitam a empresa alcançar um bem maior, que é manter seus esforços e equipes direcionados para o negócio da empresa.

Na Penso, nós terceirizamos o departamento de TI de empresas de diferentes segmentos e oferecemos umserviço completo nesse sentido. Compartilhe conosco caso exista algum impeditivo ou receio quanto à terceirização de TI que o ajudaremos a quebrar estes paradigmas.

O que fazemos?


Uma das maiores dificuldades que temos é a de explicar rapidamente o que fazemos. Alias é tão difícil que a maioria dos nossos colaboradores só começou a entender realmente o que fazemos depois de três meses de casa.

As grandes empresas e corporações usam termos como outsourcing de TI, body-shop e BPO Tecnológico e as pequenas e medias empresas usam Suporte de Informatica, CPD e manutenção de hardware.

Infelizmente nosso escopo de serviços não se encaixa nestas definições. Nosso cardápio de produtos engloba diversas soluções modulares, que podem atender grandes corporações, medias empresas e até mesmo pequenos escritórios, sempre com a mesma qualidade de serviço.

Qualquer nomenclatura existente que utilizássemos demonstraria atenção a um nicho apenas, ignorando todo o resto. Por isso é tão difícil escolher um dos nomes padrões de mercado.

Nenhum dos nomes de mercado se encaixa perfeitamente, são todos pedaços das nossas soluções:

• Suporte de TI
• Suporte em Informatica
• Manutenção de computadores
• Outsourcing de TI
• Gestão tecnologia
• Helpdesk
• Manutenção em hardware
• Manutenção em software
• BPO Tecnológico
• Outsourcing
• Terceirização
• Informatica
• Bodyshop
• Gestão de ti
• Inteligência tecnológica
• Suporte avançado, níveis 2 e 3

Por conta desta diversidade decidimos criar uma denominação que demonstre nossa objetividade em oferecer soluções tecnológicas para nossos clientes. Somos a Penso Tecnologia. A evolução da TI.

Porque sua empresa não deve usar backup em fita


Backup em fita

A fita foi o primeiro meio removível para se fazer armazenamento de dados e, infelizmente, o backup em fita ainda é um método muito utilizado por empresas que fazem cópias de segurança das informações. Dizemos “infelizmente”, pois a média de falhas é alta por tratar-se de tecnologia que ficou muito obsoleta, além de ter um péssimo custo/benefício se comparada a outras soluções de backup que existem hoje em dia.

O único benefício do backup em fita, interessante no passado – quando o custo de armazenamento de dados era alto, pois demandava aquisição de novos hardwares – é a capacidade de armazenamento relativamente alta se comparada ao seu preço. Contudo, as desvantagens pesam muito do outro lado da balança:

  • Não possui inteligência para evitar a cópia de dados idênticos mais de uma vez. Quando é possível realizar backup diferencial e/ou incremental, a restauração é extremamente complexa;
  • Pode levar horas para fazer a gravação e recuperação dos dados e não há um jeito fácil de manter múltiplas versões de um mesmo arquivo – versionamento;
  • Para recuperar um arquivo ou pasta, é preciso primeiro encontrar a fita que contém o backup do dia desejado, descompactar o conteúdo, navegar e localizar o arquivo e restaurar para a localização – o procedimento pode levar, de horas a dias;
  • O manuseio físico das mídias requer tempo e intervenção manual, inviabilizando a restauração dos arquivos quando ocorrem deleções acidentais;
  • O armazenamento é extremamente delicado, não apenas por roubo, mas pelo fato de o material ser sensível e inflamável.

Para atender o mesmo propósito de cópia, armazenamento e recuperação de arquivos e dados corporativos, existe uma solução muito mais moderna, que é o backup na nuvem. Essa solução, além de resolver os problemas do backup em fita que listamos acima, apresenta três grandes pilares:

Automação

É possível obter automação com o backup em fita, porém os custos são elevadíssimos pelo fato de a operações serem realizada por robôs físicos e, ainda assim, não é 100% automatizada. Além da movimentação interna das fitas, existe também a necessidade de transporte e armazenamento físico, que na grande maioria dos casos demanda várias interferências humanas, o que coloca em risco a integridade dos dados, custa caro e aloca a mão de obra em atividades pouco estratégicas para a empresa.

Quando o backup é feito na nuvem, a logística da informação é feita de maneira automatizada e digital, reduzindo os riscos de esquecimento ou violação da informação – além de possibilitar fácil localização da informação e acesso de qualquer lugar. Para empresas que possuem unidades e filiais em diferentes lugares, é uma excelente solução para estabelecer padronização nas rotinas de backup e centralização da informação. A logística é também facilitada e automatizada, o que reduz riscos e tempo de equipe.

Redução de custos

O preço das fitas varia bastante de acordo com sua capacidade de armazenamento. Para realizar o backup de informações de uma empresa de pequeno à médio porte, são consumidas várias fitas por semana. Além do custo das fitas e do sistema de “automação” do backup, existe ainda o manuseio e o transporte dessas fitas, que além de implicarem no custo, aumentam os riscos. Por fim, a empresa pode optar por armazenar as fitas de backup internamente, o que ocupa espaço na empresa e aumenta muito os riscos – dada a sensibilidade que o material da fita apresenta e ainda ser inflamável – ou pode contratar uma empresa que ofereça cofre especializado para esse fim, o que eleva os custos lá em cima.

A solução de backup na nuvem elimina o custo das fitas, de logística e armazenamento físico de todo o material, além de reduzir drasticamente o tempo despendido por pessoas. A escalabilidade da nuvem possibilita contratar uma solução on-demand, com assinatura mensal, onde os recursos podem ser aumentados conforme a demanda dos negócios. Além disso, o backup pode ser gerido por uma empresa especializada que, além de fornecer a ferramenta e o espaço em data center, agrega serviços de monitoramento, gerenciamento e suporte. Tudo isto, sem contar com a disponibilidade das informações, que mediante a falhas, são automaticamente restabelecidas em outro servidor de maneira automática, reduzindo o tempo de inatividade das operações, que são responsáveis por altas cifras para as empresas.

Segurança e confiabilidade

O fator mais importante a se considerar na escolha de um método de backup é a confiabilidade. Quanto custará armazenar em um local realmente seguro, e qual o custo caso a empresa triplique seu tamanho nos próximos anos? Os dados estarão imediatamente caso precisem ser restaurados? Quando o método é o backup em fita, você verá que o risco de todas as questões é muito alto!

A automação da rotina de backup reduz os riscos de falhas por eliminar inversões humanas, garante o armazenamento seguro das informações em ambiente de data center e ainda faz todo o tráfego da informação de forma criptografada – ou seja, cada etapa do processo possui uma blindagem contra ameaças internas e externas. Somente com o backup na nuvem sua empresa está realmente protegida de vulnerabilidades e desastres.

Conclusão

Comparar backup em fita com o em nuvem é como comparar assistir filme em VHS com o Netflix. O backup em fita não é produtivo, econômico e confiável para as empresas atuais. Se a sua empresa busca uma solução de backup na nuvem que atente os três pilares que elencamos nesse artigo, precisa do Penso Cloud Backup. Além disso, a Penso tem todo o know-how que sua empresa precisa para realizar um projeto de migração da fita para a nuvem.

 

Backup na nuvem

Não é novidade que as empresas precisam de uma solução de backup que garantirá a continuidade dos negócios no caso de ocorrer algo com os equipamentos que estão em produção. A discussão hoje gira em torno da solução ideal, em meio a tantas existentes, para as empresas que desejam assegurar os seus dados.

Na Penso, nós acreditamos que o backup na nuvem é o estado da arte, o amadurecimento de uma solução totalmente necessária para uma empresa, que é o backup, fazendo uso do que há de mais atual em termos de tecnologia, que é a nuvem (cloud computing). Não somente a solução em si, mas tudo o que pode ser agregado em complementaridade e tornar algo, que já é bom, ainda melhor.

Relacionamos abaixo como o backup na nuvem pode ser vantajoso para as empresas que não possuem backup, ou mesmo superior a outras alternativas de backup comumente utilizadas no mercado:

Sem backup

Para empresas que não possuem backup, qualquer iniciativa já é melhor do que nada, correto? Para quem sobreviveu até hoje sem nenhuma alternativa de backup, ou ainda quem sofreu um trauma recente com perda de dados e não tinha um backup para recuperar, nós recomendamos o backup na nuvem pelo seguinte motivo: sua empresa já inicia com o que existe de melhor. Isso torna o processo menos oneroso, uma vez que a empresa não precisará ir para uma solução intermediária para depois migrar para a nuvem. O backup na nuvem tem ainda a vantagem de ser escalável e de custo proporcional ao consumo, então, não há desculpas para não contratar, mesmo no caso de uma empresa realmente pequena.

Backup interno

Existem empresas que fazem cópias dos dados em HDs externos, unidades de fita ou outros sistemas dentro da própria empresa. Este cenário oferece alguma garantia no caso de o equipamento em produção queimar. Contudo, o risco continua alto, uma vez uma rotina de backup pode ser esquecida, o escritório pode sofrer um roubo ou outro tipo de desastre, entre outros. O ideal é que o backup interno sirva como cache, o que possibilitará uma rápida recuperação para os dados que estão fora da empresa, neste caso, em um backup em nuvem.

Backup caseiro

Há também formas de backup onde a empresa utiliza servidores – estejam ele dentro ou fora da empresa – para fazer uma replicação manual dos dados. É importante entender que ter apenas redundância dos dados em outro local não é exatamente uma “solução de backup”. Uma solução de backup em nuvem prevê a automação das rotinas de backup e tem ainda capacidade para realizar backup de recursos que são, praticamente, impossíveis de se fazer manualmente, como banco de dados de ERPs, sistemas operacionais, máquinas virtuais etc.

Backup físico externo

Em comparação com o backup físico e externo, o backup nas nuvens ganha de 10 a 0! Esse formato de backup envolve fitas custosas, logística complexa e armazenamento físico, o que, além de onerar todo o processo, aumenta muito o risco de vulnerabilidade e falhas por conta da quantidade de intervenção humana no processo. O backup na nuvem cumpre o mesmo objetivo de armazenar a informação em local externo e seguro, porém com muito mais valor agregado em termos de segurança, automação e custo.

Sua empresa pode optar por uma opção híbrida de backup, onde os dados em nuvem são replicados em um servidor interno, bem como pode optar por replicar suas informações em diferentes nuvens, sendo todo o tráfego criptografado e monitorado por especialistas. E, o mais importante, sua empresa pode (e deve) confiar suas rotinas de backup nas mãos de uma equipe dedicada à monitorar, tomar ações preventivas e agir quando se fizer necessário, por exemplo, um restore.

Essa solução é provida pela Penso, empresa especialista em nuvem e com centenas de cases de backup de empresas gerenciados. Conheça aqui a solução de backup na nuvem.

 

Solução de backup

Estatísticas de mercado apontam que uma empresa tem altas probabilidades de deixar de existir em um período de dois anos, caso tenha um problema com seus sistemas computacionais e não tenha uma solução de backup e recuperação pró-ativa.

Aqui na Penso, conhecemos diversos casos de empresas de diferentes segmentos que sofreram perda de dados. Houveram casos em que a Penso foi chamada para fazer a recuperação dos dados perdidos e obteve êxito. Em outros, não era possível fazer qualquer tentativa de recuperação, pois o único disco que continha as informações fora roubado. Há inúmeros casos de empresas que fecham as portas após uma perda drástica de seus dados.

E falando em perda de dados, confira abaixo os líderes nas estatísticas*:

  • 44% dos dados são perdidos por defeitos em hardware ou sistemas;
  • 32% é causado por erro humano;
  • 14% por software corrompido;
  • 7% por vírus de computador;
  • 3% por desastres naturais.

Existem ainda mais estatísticas* que devem abrir os olhos das empresas:

  • 140.000 HDs quebram nos EUA toda semana;
  • 2.000 laptops são roubados ou perdidos todo dia;
  • 1 em cada 5 computadores sofre uma quebra fatal no HD durante sua vida útil;
  • 100% dos computadores são passíveis a falhas.

O hardware é um equipamento que sofre degradação ao longo do tempo e que está passível de falha mesmo quando novo. A grande probabilidade de um hardware crítico um dia falhar, e consequentemente perder os dados, não pode ser negligenciada, mesmo no caso de uma micro empresa. Igualmente grave é não proteger discos que são constantemente manipulados por pessoas, deixando-os vulneráveis para que uma pessoa, mal intencionada ou não, o formate ou cometa algum erro crítico.

Formas manuais e amadoras de fazer backup também não resolvem o problema. Métodos como o backup em fita estão caindo cada vez mais em desuso por conta de sua alta taxa de falhas, lentidão nas leituras e escritas, altos custos de operação e armazenamento e, principalmente, por essas fitas estarem sujeitas a roubo ou perda.
Ter uma solução de backup é um plano que deve estar além da TI e ser uma preocupação de nível global dentro das organizações, afinal não são apenas dados de tecnologia que são perdidos. Hoje, existem soluções de backup de vários portes, para atender diferentes necessidades e complexidades.

Na Penso, nós não indicamos soluções generalistas de backup, como as que são feitas para atender a todos, e que normalmente realizam apenas a sincronização de arquivos em outra localidade. Nós trabalhamos comsolução de backup, que envolve todo um entendimento e diagnóstico da rede para posterior implantação da ferramenta adequada, configurada para desempenhar a rotina mais pertinente às necessidades de negócios, e depois ainda monitoramos e mantemos a solução em pleno funcionamento. Isso garante, não apenas que os arquivos estão copiados em outro local, mas que sistemas operacionais, bancos de dados e informações críticas estão seguras e podem ser restabelecidas como elas eram minutos antes da perda de dados.
*Fonte das estatísticas: LaCie/2012

 

Cloud backup

Algumas questões são vitais na hora de escolher um provedor de soluções na nuvem. Quando o assunto écloud backup, as variáveis são muitas, pois existem vários tipos ferramentas no mercado para atender diferentes necessidades de clientes – desde um profissional autônomo, que precisa apenas sincronizar seus arquivos em ambiente de nuvem, até uma corporação que replica diferentes tipos dados para diferentes lugares do mundo de forma automatizada e em tempo real.

Como especialistas em cloud backup e disaster recovery, nós elencamos os principais pontos a serem analisados na hora de avaliar e escolher a melhor solução para as necessidades da sua empresa, bem como os pontos que separam uma simples ferramenta de sincronização de arquivos de uma verdadeira solução de cloud backup.

Tipos de arquivos: apenas arquivos estáticos ou também arquivos dinâmicos?

Qualquer solução de armazenamento em nuvem pode suportar documentos de texto, planilhas, imagens, músicas, entre outros arquivos estáticos. No entanto, a situação é diferente quando falamos de bancos de dados e arquivos PST (Outlook) que estão sempre em execução e sofrem alterações a cada segundo. A solução de cloud backup deve ser capaz de interpretar essas aplicações dinâmicas e realizar o backup sem interferir no desempenho da execução.

Tipos de rotina de backup: manual, automática ou em tempo real?

O backup manual pode atender os arquivos estáticos e funciona como uma cópia do disco rígido na nuvem – o usuário cria e altera um arquivo e manualmente sincroniza na ferramenta. Existem serviços de cloud backup que permitem o agendamento automático de pastas selecionadas pelo usuário, e a rotina é executada no período programado. Já o formato mais avançado oferece sincronização dos dados em tempo real, ou seja, os arquivos são replicados na nuvem tão logo são modificados.

Tipos de backup: incremental ou diferencial?

O backup diferencial faz a replicação total de cada arquivo alterado de acordo com a data da última sincronização, exemplo: Um arquivo de 100GB tem uma modificação de 50MB – os 100GB são sincronizados na nuvem. Para empresas que possuem muitos arquivos com muitos gigabytes, o backup diferencial deixa de atender, e a solução é o incremental. O backup incremental tem a capacidade de replicar partes individuais do arquivo, o que significa que ele fará o backup apenas da parte modificada, economizando banda, desempenho e espaço em disco.

Níveis de complexidade: apenas arquivos ou também aplicações?

Como falamos anteriormente, ferramentas simples de backup e sincronização de arquivos atendem bem arquivos estáticos, o que significa que, se o computador de um usuário sofre um problema, os documentos estão a salvo. Porém, ele terá que reinstalar o sistema operacional e as aplicações, sem contar o tempo de configuração. Para garantir menos perda de dados e economia de tempo no restabelecimento de uma máquina, a solução deve ser capaz de realizar backup completo dos sistemas operacionais, bancos de dados e outras aplicações.

Velocidade e espaço: oferece compressão de dados?

Uma solução de cloud backup deve ter como característica a compressão de dados. Essa característica empacota e reduz o tamanho do arquivo antes de trafegá-lo, trazendo economia no armazenamento e maior velocidade no download/upload dos dados.

Segurança e confiabilidade: oferece criptografia de dados?

É vital para a segurança da informação que as informações que trafegam dentro e fora da empresa estejam criptografadas. Existem fornecedores que oferecem a criptografia no backup, no entanto alguns funcionários tem acesso à chave, deixando em aberto uma brecha de vulnerabilidade de acesso à informação. O formato mais seguro é aquele que prevê a criptografia de dados antes mesmo de eles saírem do computador do usuário, assegurando completamente a privacidade dos dados.

Continuidade de negócios: oferece replicação dos dados em outros locais?

Sem dúvidas, os data centers são mais seguros e melhor arquitetado para fins de tecnologia do que prédios convencionais, mas nem por isso estão imunes de desastres naturais e catástrofes. Para garantir a continuidade dos dados empresarias de missão crítica, a solução de cloud backup deve ter redundância de dados em locais distintos do mundo.

Recuperação e disponibilidade: oferece plano de restore?

O plano de restore pode prever um rápido restabelecimento, no caso de uma falha, de servidores e de máquinas de usuários de missão crítica. Esse plano pode envolver, inclusive, a redundância e o transporte físico de equipamentos. Se o seu negócio não pode parar, independente do que aconteça, deve avaliar a capacidade do fornecedor de atender esse requisito.

Em resumo, é preciso tomar muito cuidado para não contratar ferramentas que oferecem apenas espaço em disco para armazenamento. A maioria das empresas precisa de soluções mais robustas e inteligentes para realizar rotinas que de fato garantem a segurança, confiabilidade e continuidade dos dados e informações.

A Penso oferece uma solução de cloud backup que atende os requisitos de nível empresarial e é escalável de acordo com o tamanho e a necessidade do seu negócio.

 

Backup para Contabilidade

Um escritório de contabilidade deve atender a uma série de normas para operar em conformidade com a legislação brasileira, e a maneira como a contabilidade trata, armazena e a assegura as informações dos clientes requer uma atenção especial.

Para ilustrar o nosso artigo, vamos citar as formas de armazenamento utilizadas até hoje e como funcionava/funciona o backup para contabilidade.

Como era há alguns anos?

Os escritórios armazenavam a papelada em arquivos de metal fechados com chave, dentro de salas igualmente fechadas à chave. Como obrigatoriedade, muitos documentos ficam armazenados por anos, até décadas, e isso fazia com que os escritórios tivessem custos cada vez maiores com estrutura física para armazenar tudo. A segurança era bem baixa e os arquivos estavam vulneráveis à um incêndio, enchente ou assalto.

Como foi a migração para o digital?

Com o aumento no uso de tecnologias, e também a demanda dos clientes, os escritórios de contabilidade passaram transferir suas rotinas para o digital. Alguns escritórios puderam arcar com uma digitalização completa de seu legado para manter cópias digitais de seus documentos, e assim pode realizar rotinas de backup. Nem todos os escritórios podiam arcar com um projeto de GED, então criaram um marco e passaram a digitalizar os documentos a partir de uma data em diante.

Como vem sendo feito?

A maioria dos escritórios de contabilidade utiliza sistema de gestão especializado para o tipo de negócio. Grande parte das informações trafegam e são armazenadas de forma digital – outras são impressas, assinadas e digitalizadas. De modo geral, todas os documentos possuem cópias digitais e são armazenados em computadores e servidores nos escritórios.

Quais as opções de backup existentes hoje?

Muitos escritórios fazem backup de forma manual, por conta própria. Ou seja, utilizam um HD externo ou até um servidor ocioso que é atualizado manualmente por uma pessoa responsável. Muito tem se falado sobre a hipótese de utilizar aplicativos de compartilhamento, como Google Drive e/ou Dropbox, porém é bem desaconselhável pelo nível de criticidade e complexidade que requer uma rotina de backup para contabilidade. Escritórios mais vanguardistas têm utilizado soluções mais profissionais que mencionaremos a seguir.

Qual a opção ideal?

O ideal, e já acessível hoje para qualquer escritório de contabilidade, é o backup na nuvem. A grosso modo, funciona da seguinte forma: o escritório armazena seus documentos e informações em um servidor (interno ou externo). A solução de backup é programada para executar uma rotina automática de cópia dos dados e arquivos e armazená-los de maneira segura em ambiente de datacenter. Por traz dessa solução, existe ainda toda uma inteligência de compactação, criptografia e automação que, além de garantir segurança e agilidade nos backups, gera relatórios para análise.

Dada a enorme quantidade de escritórios de contabilidade existentes hoje, os escritórios precisam tornar-se competitivos. Logo, um escritório que investe em tecnologia, e comunica essas iniciativas aos seus clientes e potenciais clientes, tende a melhorar suas taxas de conquista de novos clientes e fidelização de clientes existentes. A forma como o escritório realiza seus backups pode ser fator decisivo na escolha de uma empresa pela contabilidade que irá atendê-la.

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